Bewerber: Kommunikation mit Perspektive. Oder?

Eine ansprechende Stellenausschreibung weckt das Interesse potenzieller Bewerber. Naturgemäß kann jedoch nur eine Person das Angebot der ausgeschriebenen Position annehmen. Alle anderen haben das Nachsehen. Sie können dennoch einen überzeugenden Eindruck vom Unternehmen gewinnen – wenn Kommunikation und Abläufe aus der Perspektive des Bewerbers positiv wahrgenommen werden. Mit dem Thema Candidate Experience müssen sich Unternehmen zunehmend beschäftigen, denn spätestens mit dem Demografiewandel erwarten Bewerber eine Begegnung auf Augenhöhe.

Was Bewerbern negativ auffällt – und wo Unternehmen gegenüber dem Wettbewerb punkten können

• Ansprechpartner wird nicht genannt

  Da soll die Bewerbung höchst individuell formuliert sein und dem Unternehmen wie auch der ausgeschriebenen Position entsprechen, aber das Gegenüber bleibt im Dunkeln? Unternehmen wie der schweizerische Telekommunikationsanbieter swisscom hingegen machen es Bewerbern leicht, eine persönliche Ebene zu finden: Name, Foto, Kontaktdaten. Außerdem landen Anrufer direkt beim richtigen Gesprächspartner, das spart auch Arbeitszeit bei den HR-Kollegen.

• Verbleib Bewerbung unklar

  Mit einer Empfangsbestätigung direkt nach Erhalt, spätestens am nächsten Tag, ist das Problem gelöst, bevor es entsteht. Zwei Minuten zum Check der Vollständigkeit der Unterlagen sollten vorhanden sein. Der Bewerber weiß Bescheid, dass alles angekommen ist und wie es weitergeht – und sieht von Nachfragen ab, die sonst früher oder später ins Tagesgeschäft hereinplatzen.

• Bewerbungsprozess dauert

  Eine Stelle soll üblicherweise schnell besetzt werden. Wenn jedoch die internen Prozesse lahmen, erleben Unternehmen, dass Bewerber nicht mehr zur Verfügung stehen – weil andere Anbieter schneller waren. Oder weil der potenzielle Mitarbeiter nach langem Warten und urplötzlicher Eile sein Interesse verloren hat. Die aktuelle Studie „Candidate Experience“ zeigt, dass Unternehmen mit einer Bewerbungsprozessdauer von bis zu sechs Wochen punkten können. Dass Absagen monatelang liegenbleiben, ist leider kein Einzelfall und wirkt sich deutlich auf die Bewerberzufriedenheit aus.

• Stolperstein Online-Bewerbungsformulare

  Der Zukunftsforscher Ayad Al-Ani beschrieb kürzlich auf ZEIT ONLINE, wie Algorithmen die Karriere bestimmen können. Wenn Bewerber sich nicht dem Einstellungsverantwortlichen gegenüber sehen, sondern einem Algorithmus, der Unterlagen vorsortiert, lässt die Begeisterung für die mögliche neue Stelle merklich nach. Aus der Bewerberperspektive heraus unklare Strukturierung, spröde Texte, fehlende Angaben zu Dateiformaten und -volumina, unübersichtliche Eingabefelder tun ein Übriges, den Bewerber abzuschrecken. Jeder Zehnte verweigert sich sogar grundsätzlich diesem Bewerbungsweg, wie die Candidate-Experience-Studie zeigt.

• Datenschutz – Verbleib der Unterlagen bzw. Daten unklar

  Die Erfahrung zeigt, dass einigen Unternehmen Kenntnisse und/oder interne Abläufe fehlen, wie mit E-Mail-Bewerbungen umzugehen ist, nachdem der Bewerbungsprozess abgeschlossen wurde. Bei der Person mit dem frisch unterschriebenen Arbeitsvertrag ist alles klar. Dass bei allen anderen Bewerbern die Daten und Unterlagen zu löschen sind, auf jedem Rechner, in allen Server-Verzeichnissen (gleiches gilt für die Vernichtung sämtlicher Papierkopien), schreibt das Bundesdatenschutzgesetz vor – das machen jedoch nicht alle. Auch der auf Nachfrage häufig genannte Einwand, dass für eine mögliche Klage nach dem AGG die Unterlagen zur möglichen Beweisführung aufbewahrt werden müssten, greift begrenzt: Der Gesetzgeber hat nur eine zweimonatige Klagefrist für Bewerber eingeräumt, die sich gemäß des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) benachteiligt sehen. Insofern hat jedes Unternehmen nach etwa drei Monaten einen idealen Kommunikationsanlass, nochmals einen guten Eindruck zu hinterlassen, wenn es den Bewerbern – wohlgemerkt unaufgefordert – bestätigt, dass es selbstverständlich die Dateien gelöscht hat.

• Unpersönliche schriftliche Kommunikation

  Glattgeschliffene, nichtssagende Briefe und E-Mails ärgern Bewerber. Denn sie haben zuvor ihre Unterlagen auf das Unternehmen zugeschnitten, persönlich kommuniziert – und bekommen häufig nur erkennbare Textbausteine zurück. Dass diese Schreiben das Einzige sind, was die nicht ausgewählten Bewerber an Kommunikation aus dem Unternehmen erhalten, vergessen viele Recruiter. Dabei lassen sich – selbst mit der Möglichkeit einer AGG-Klage im Hinterkopf – deutlich persönlichere Schreiben formulieren. Auch Formulierungsvorlagen lassen sich ohne Weiteres mit wenig Aufwand individualisieren.

Die Bewerberperspektive in Kommunikation und Abläufe integrieren: Es lohnt sich

Manche Unternehmen verzichten ganz auf Stellenanzeigen, wie der US-Online-Schuhhändler Zappos. Stattdessen gibt es ein internes Soziales Netzwerk für zukünftige Mitarbeiter. Also zählt auch bei Zappos die persönliche Kommunikation mit Bewerbern, die Abläufe sind darauf ausgelegt. Wie der Personalbedarf nun konkret gedeckt wird, ist nicht entscheidend. Jedoch zahlen sich bewerbergerechte Kommunikation und Abläufe für alle personalsuchenden Unternehmen aus. Sie lohnen nicht nur aus Kommunikationssicht, denn kundenorientierte Prozesse (ja, Bewerber sind Kunden) sind in aller Regel effizienter.

Bewerbungen liefern die Momente der Wahrheit, an denen sich Unternehmenswerte, Employer Branding und Talent Relations bewähren müssen. Ob Word of Mouth, Kununu-Bewertung oder auch die Bindung von Bewerbern als Kunden: Adressatengerechte Kommunikation und Abläufe wirken sich immer positiv aus.

 

Infos:

Studie „Candidate Experience“: https://blog.metahr.de/2014/10/08/candidate-experience-studie-von-metahr-und-stellenanzeigende-ist-da/

Der Bundesdatenschutzbeauftragte zu den Pflichten der Löschung von Bewerbungsunterlagen: https://www.bfdi.bund.de/DE/Datenschutz/Themen/Arbeit_Bildung/BeschaeftigungArbeitArtikel/Bewerbungsunterlagen.html;jsessionid=CDAFDD8B7A925273E66F21D50D3E45E5.2_cid354?cms_templateQueryString=bewerbungsunterlagen&cms_sortOrder=score+desc

Fundstelle im Bundesdatenschutzgesetz (§ 35 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 BDSG (in Verbindung mit § 35 Abs. 3 Nr. 1 u. 2 BDSG)): https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/__35.html